La Evolución de un Sistema Operativo

Conoce el caso de éxito de una de las principales tiendas departamentales en Guatemala. Con más de 30 tiendas alrededor del país en sus distintos formatos.

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Todos nuestros clientes comparten una característica, sin excepción, han logrado establecer un sistema de gestión que les permite administrar la operación de múltiples sucursales. El valor que buscamos aportar mediante Binnacle, es la digitalización de los procesos actuales que ejecutan, con los beneficios que esto implica. 

Este caso es interesante para nosotros primero porque ya operaban con sistema maduro de gestión (como todos nuestros clientes) y segundo porque ya estaban utilizando tecnología para lograr eficiencias en el proceso. Sin embargo, no estaban logrando la sinergia esperada. Ahí es donde encontramos la oportunidad de generar valor. 

Los retos:

Los principales retos que enfrentaban, derivan del sistema de gestión que estaban utilizando. A pesar de que ya contaban con un control y supervisión a través de un sistema digital, esto no los brindaba la transparencia y visibilidad que requerían para mantener las tiendas a punto.

• Estaban llevando sus auditorías a través de Google Forms, lo que ocasionaba que les tomara mucho tiempo en generar reportes consolidados de información.
• No tenían procesos estructurados ni estandarizados de supervisión y monitoreo.
• Daban seguimiento a las tareas vía correo electrónico o WhatsApp, lo que no permitía mantener una visibilidad completa de los cumplimientos de actividades.

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Buscaban una plataforma que los ayudara a convertir sus auditorías en reportes ad hoc.

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La implementación:

Al iniciar el proceso transformación, se identificaron áreas de oportunidad en los checklist existentes, donde era complicado obtener información precisa para consolidar los resultados. Para esto, el equipo de Binnacle compartió con los líderes del proyecto las mejores prácticas para crear checklists efectivos.

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Posteriormente, se reestructuraron los checklist existentes, haciéndolos de manera más concisa y con preguntas más precisas que brindaran la información suficiente para los resultados.

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Además, los líderes del proceso ponderaron cada pregunta de los checklist según el nivel de prioridad y criticidad lo que permitió identificar de manera más clara las áreas de oportunidad.

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Gracias a esto, por medio de la plataforma, se obtuvieron reportes claros y específicos donde podían evaluar el resultado por tipo de formato de tienda y por sucursal.

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Uno de los principales objetivos que buscaban lograr con la plataforma, era contar con un tablero de indicadores ad hoc y específico para medir los resultados.

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Los retos de la adopción digital:

En el caso de los usuarios participantes en utilizar la plataforma no hubo gran resistencia al cambio, debido a que estaban acostumbrados a utilizar google forms para las revisiones en las tiendas. El reto inició una vez que empezaron a utilizar el resto de las funcionalidades de la plataforma que no conocían, entre ellas la creación y seguimiento de las tareas. Para combatir la curva de aprendizaje, el equipo de Binnacle brindó capacitaciones y apoyo suficiente para generar la seguridad en utilizar la plataforma.

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La participación del líder fue clave para lograr el compromiso y la disciplina de los participantes.

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Al momento de ver los resultados que se obtenían de manera inmediata, la resistencia disminuyó y mejoró la confianza y seguridad de que la plataforma cumple con el objetivo.

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Los resultados:

Los principales beneficios que se obtuvieron con la implementación de Binnacle fueron:

• La reducción del tiempo en la generación de reportes, ya que ahora la información de consolida de manera automática.
• El Módulo de tareas mejoró el seguimiento a las tareas y beneficio en reducir los medios de comunicación externos.
• El acompañamiento continuo ayudó a disminuir la curva de aprendizaje y la resistencia.
• Se logró el objetivo principal que se buscaba: la generación de reportes de manera automática y la creación de tableros de indicadores en tiempo real ad hoc.

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Sin duda, la mayoría de las organizaciones son capaces de destinar recursos a proyectos de cualquier índole, sin embargo, es recomendable enfocarlos a lo que hacemos mejor, lo que genera valor a nuestros clientes y nos hace rentable. Esa es la naturaleza de las relaciones positivas entre proveedores y clientes. Cuando todos nos enfocamos en esos conceptos, el resultado final siempre es mejor.